Microsoft 365 Kosten – Was Unternehmen wirklich wissen müssen
Wenn Unternehmen Microsoft 365 einführen möchten, stellt sich schnell die Frage: Was kostet das? Denn auf den ersten Blick wirken die monatlichen Lizenzpreise überschaubar – doch was verbirgt sich dahinter?
Weil Microsoft 365 mehr ist als nur Word und Excel, müssen neben den reinen Lizenzkosten auch weitere Faktoren berücksichtigt werden. Dazu gehören Einrichtung, Migration, Schulung, Verwaltung und Support. Stilbruch IT aus Augsburg und Schwabmünchen zeigt, mit welchen Microsoft 365 Kosten Unternehmen realistisch rechnen sollten.
Darüber hinaus hängt der Preis stark davon ab, welches Lizenzmodell gewählt wird. Microsoft bietet verschiedene Pläne – von Business Basic bis E5. Je nach Funktionsumfang und Unternehmensstruktur variieren die Microsoft 365 Kosten erheblich.
Zusätzlich gilt es zu beachten, dass auch indirekte Kosten entstehen können: durch ungenutzte Lizenzen, falsche Paketwahl oder fehlenden Support. Stilbruch IT sorgt dafür, dass Unternehmen eine wirtschaftlich sinnvolle, skalierbare und transparente Lizenzstrategie erhalten.
Lizenzmodelle & monatliche Microsoft 365 Kosten im Überblick
Microsoft bietet folgende Standard-Pläne für Unternehmen an:
| Lizenzmodell | Monatlicher Preis (ca.) | Zielgruppe |
|---|---|---|
| Microsoft 365 Business Basic | ab 5,60 € | Teams, Web-Office, Cloud-only-Nutzer |
| Microsoft 365 Business Standard | ab 11,70 € | KMU mit Office-Installation & Cloudbedarf |
| Microsoft 365 Business Premium | ab 20,60 € | KMU mit erweiterten Sicherheitsfunktionen |
| Microsoft 365 E3 | ab 34,70 € | Mittelstand, mit IT-Management |
| Microsoft 365 E5 | ab 57,90 € | Unternehmen mit höchsten Sicherheitsanf. |
Diese Preise gelten pro Nutzer und Monat (netto, Stand 2025). Stilbruch IT hilft Unternehmen bei der Auswahl, Kombination und laufenden Verwaltung der Lizenzen.
Welche Kosten entstehen zusätzlich zur Lizenz?
Zunächst fallen einmalige Kosten für Einrichtung, Domain-Integration und Benutzerverwaltung an. Wenn bereits ein anderes System genutzt wird (z. B. Exchange Server oder Google Workspace), muss eine Migration erfolgen – hier entstehen projektbezogene Kosten.
Darüber hinaus kommen je nach Situation folgende Punkte hinzu:
- Benutzerschulungen (Einführung, Sicherheit, Teams-Nutzung)
- Supportverträge oder Abrechnung nach Aufwand
- Geräteintegration & Mobile Device Management
- Backup-Lösungen für SharePoint & OneDrive
- Erweiterte Sicherheitsmodule (Defender, Purview etc.)
Stilbruch IT erstellt einen vollständigen Microsoft 365 Kostenplan, der alle relevanten Positionen transparent auflistet. So behalten Unternehmen volle Kontrolle – nicht nur über Lizenzen, sondern über die gesamte digitale Infrastruktur.
Microsoft 365 Kosten optimieren: Diese 5 Fehler vermeiden
Viele Unternehmen zahlen zu viel, weil sie typische Fehler machen. Hier zeigt Stilbruch IT, wie Sie unnötige Microsoft 365 Kosten vermeiden:
- Falsche Lizenzwahl: Business Premium für alle, obwohl Business Standard reicht?
- Unbrauchte Lizenzen: Ehemalige Mitarbeitende nicht deaktiviert.
- Fehlende Schulung: Mitarbeitende nutzen 20 % der Funktionen – der Rest bleibt ungenutzt.
- Keine Sicherheitsmodule: Datenverlust oder Ausfälle durch ungeschützte Umgebungen.
- Keine regelmäßige Prüfung: Kosten steigen, weil niemand aktiv gegensteuert.
Stilbruch IT bietet hierfür regelmäßige Lizenz-Audits und Supportverträge – damit Microsoft 365 Kosten dauerhaft im Rahmen bleiben.
Microsoft 365 Kostenbeispiele aus der Praxis
Ein Handwerksbetrieb aus Schwabmünchen führte Microsoft 365 mit 12 Mitarbeitenden ein. Lizenzen: 8× Business Standard, 4× Business Basic. Gesamtkosten: ca. 120 € pro Monat. Hinzu kamen einmalig 900 € für Einrichtung & Schulung. Ergebnis: Verbesserte Kommunikation, weniger E-Mail-Ausfälle, transparente Ablagestruktur.
Ein Ingenieurbüro in Augsburg nutzt E3-Pläne für sein Planungsteam – wegen komplexer SharePoint-Workflows und Power Automate-Prozesse. Trotz höherer Lizenzkosten spart das Unternehmen durch automatisierte Projektfreigaben täglich Zeit und Personalkapazität.
Diese Beispiele zeigen: Microsoft 365 Kosten sind keine Ausgabe, sondern eine Investition in Effizienz.
Fazit: Microsoft 365 Kosten richtig einschätzen und gezielt steuern
Microsoft 365 ist ein leistungsfähiges Werkzeug – doch ohne strategische Planung wird es schnell zur Kostenfalle. Deshalb ist es entscheidend, nicht nur auf die Lizenzpreise zu schauen, sondern das gesamte IT-Konzept zu betrachten.
Stilbruch IT aus Augsburg und Schwabmünchen begleitet Unternehmen bei der Auswahl, Einführung und langfristigen Optimierung. Ziel ist eine moderne, leistungsfähige und wirtschaftliche Microsoft 365 Umgebung.
Denn: Die richtigen Lizenzen, gut geschulte Mitarbeitende und klare Supportprozesse senken die tatsächlichen Microsoft 365 Kosten – bei gleichzeitig höherer Produktivität und Sicherheit.
